আপওয়ার্ক কাভার লেটার গাইডলাইন। উদাহরণসহ টিপস এবং স্যাম্পল।

আপওয়ার্ক কাভার লেটার হচ্ছে এমন একটি লেটার যেখানে আপনার পেশাগত অভিজ্ঞতা এবং দক্ষতার একটা সারাংশ থাকবে। এটাকে আপনার সিভিও বলা যায় যার মাধ্যমে আপনি ক্লায়েন্টের নিকট নিজের পরিচয় তুলে ধরেন।

প্রপোজালে আবেদন সময় কাভার লেটারের মাধ্যমে একজন ফ্রিল্যান্সার তার নিজের সেরা দিকগুলো তুলে ধরে ক্লায়েন্টের কাছে এমনভাবে নিজেকে উপস্থাপন করে যা দেখে একজন ক্লায়েন্টের তার প্রতি ইতিবাচক মনোভাবের সৃষ্টি হয়।

কাভার লেটারের মাধ্যমে আপনি আপনার ক্যারিয়ারের অর্জনগুলো তুলে ধরবেন, দক্ষতা এবং পেশাদারিত্বের বিষয়গুলো ক্লায়েন্টের নজরে আনার চেষ্টা করবেন। কাভার লেটারের মাধ্যমে নিজের ব্যক্তিত্বকে ফুটিয়ে তুলবেন।

আপওয়ার্ক কাভার লেটার ফরম্যাট এবং স্টাইল

আপওয়ার্ক কাভার লেটার একটি নির্দিষ্ট ফরম্যাট এবং স্টাইল আছে যা আপনাকে অনুসরণ করতে হবে। এই ফরম্যাট অনুযায়ী আপওয়ার্ক কাভার লেটার লিখলে আপনি সহজেই ক্লায়েন্টের মনোযোগ আকর্ষণ করতে সক্ষম হবেন।

সম্বোধন : ক্লায়েন্টকে তার নাম ধরে সম্বোধন করুন। যদি দেখেন ক্লায়েন্টের সুনির্দিষ্ট নাম নেই তখন “Hello there” অথবা “Hi,” বলে সম্বোধন করতে পারেন। কিন্তু গতানুগতিক ধারায় কিছু লিখবেন না। যেমন আপনি যদি লিখেন “To Whom It May Concern.” তাহলে এটি কাউকে সুনির্দিষ্টভাবে নির্দেশ করা হয় না।

পরিচিতি: নিজের পরিচিতি তুলে ধরুন। এই অংশে আপনি নিজের যোগ্যতা তুলে ধরে আপনি কেন এই কাজের যোগ্য সেটি বুঝিয়ে বলুন। যেমন:

Hi [Client’s Name],
I hope you’re doing well. My name is [Your Name], and I specialize in [Your Skill, e.g., Graphic Design, Web Development]. I have over [X years] of experience in [specific field] and have successfully completed many similar projects. I believe I can help you achieve the best results with your [specific project/task].

বডি: এই সেকশনে আপনার অভিজ্ঞতা এবং যোগ্যতাসমূহ বিস্তারিত তুলে ধরবেন। আপনার অতীতে সম্পন্ন করা প্রজেক্টের অভিজ্ঞতা কিভাবে এই প্রজেক্টে কাজে লাগবে সেটা সুন্দর করে তুলে ধরুন। যেমন:

In my role as Graphic Designer at [previous or current employer/client name], I headed the team in charge of overhauling the company website. I have previously worked on projects similar to yours, where I designed logos for multiple international companies. One of my recent projects was for [Client Name], where I delivered a unique and modern design that exceeded expectations.

এই অংশে আপনার কাজের পরিকল্পনাটিও চাইলে তুলে ধরতে পারেন যেমন :

For your project, I will first create a few initial concepts based on your brand identity and preferences. Once the concepts are reviewed, I will make the necessary revisions based on your feedback. The final delivery will be within [X days], including all high-quality files.

শেষ অংশ: কাভার লেটার লেখার শেষ অংশে ক্লায়েন্টকে যোগাযোগ করার আমন্ত্রণ জানান এবং আপনি তার পক্ষ থেকে ইন্টারভিউ কলের অপেক্ষা করছেন সেটি উল্লেখ করুন। যেমন:

আপনার কাভার লেটার খুব বেশি বড় হলে কিছু টেকনিক এপ্লাই করতে পারেন, যেমন:

• মূল অংশগুলো বুলেট পয়েন্ট দ্বারা হাইলাইট করুন,
• আপনার পূর্বের কাজের লিংক যুক্ত করতে পারেন,
• আপনার লেটারের গুরুত্বপূর্ন অংশগুলো ইমোজি দিয়ে হাইলাইট করতে পারেন,

মনে রাখবেন জনপ্রিয় ফ্রিল্যান্সিং মার্কেটপ্লেস হওয়ার কারণে আপওয়ার্কে প্রকার ফ্রিল্যান্সার কাজ করে তাই কোন প্রজেক্ট পোস্ট করার পর ক্লায়েন্টের কাছে প্রচুর কাভার লেটার আসে তাই আপনার কাভার লেটার পড়তে ক্লায়েন্ট খুব বেশি সময় নিবে না।

আরও পড়ুন: আপওয়ার্ক (Upwork) এ কাজ পাওয়ার উপায় এবং বিড করার কৌশল

প্রতিটি প্রপোজালের জন্য আলাদা কাভার লেটার লিখুন

একই ধরণের কাভার লেটার প্রতিটি প্রপোজালের জন্য জমা দিবেন না এর ফলে আপনি সম্ভাব্য কাজ পাওয়া থেকে বঞ্চিত হবেন। প্রতিটি প্রপোজালের কাজের শর্ত এবং ক্লায়েন্টের প্রয়োজন অনুযায়ী আপনাকে কাভার লেটার লিখতে হবে।

এটা ঠিক যে আপনার কিছু শক্তিশালী দিক থাকবে যা আপনি অল্প কথায় সব আপওয়ার্ক কাভার লেটার এ উল্লেখ করবেন। কিন্তু সব জায়গায় আপনার সব কিছু উল্লেখ করার প্রয়োজন নেই। যেমন একজন ক্লায়েন্টের ইমেইল মার্কেটিং এ এক্সপার্ট লোক দরকার সেখানে আপনি আপনার অ্যাফিলিয়েট মার্কেটিং এ স্কিল আছে সেটা বলার দরকার নেই। আপনি ক্লায়েন্টের ইমেল মার্কেটিং ক্যাম্পেইন কিভাবে পরিচালনা করে লিড জেনারেশন করবেন সেই ব্যাপারে আপনার দক্ষতার বিষয় ফুটিয়ে তুলবেন।

আপওয়ার্ক কাভার লেটার সংক্ষিপ্ত রাখার চেষ্টা করুন

আপওয়ার্ক কাভার লেটার এ ফ্রিল্যান্সাররা তাদের যোগ্যতা, দক্ষতা এবং অভিজ্ঞতা বিস্তারিত তুলে ধরে থাকে। এজন্য অনেকেই বিস্তারিত লিখতে গিয়ে অযথাই বেশি কথা লিখে ক্লায়েন্টের মনোযোগ নষ্ট করে ফেলে। এক্সপার্ট ফ্রিল্যান্সারদের মত হচ্ছে কাভার লেটার যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত রাখুন।

২০০ থেকে ৩০০ শব্দের মধ্যে আপনার যা বলার সুন্দর করে উপস্থাপন করার চেষ্টা করুন। এর ফলে ক্লায়েন্ট দ্রুত আপনার কাভার লেটার পড়তে পারবে এবং আপনার কাজ পাওয়ার সম্ভাবনা বাড়বে।

ক্লায়েন্টকে সম্বোধন করে লিখুন

আপওয়ার্ক এ ক্লায়েন্টের নাম থাকলে ক্লায়েন্টের নাম ধরে সম্বোধন করুন। যদি ক্লায়েন্টের নাম খুঁজে না পান তাহলে প্রপোজাল পাঠানোর আগে ক্লায়েন্টের প্রোফাইল ঘাঁটাঘাঁটি করুন।

প্রো টিপস : ক্লায়েন্টের কোন নিক নাম ব্যবহার করে তাকে অবাক করে দিতে পারেন। এক্ষেত্রে প্রোফাইলে থাকা ফ্রিল্যান্সারদের ফিডব্যাক ঘেঁটে খুঁজে দেখতে পারেন তার কোন নিক নাম পাওয়া যায় কিনা। যদি পান তাহলে সেই নামে সম্বোধন করে ক্লায়েন্টকে অবাক করে দিন। এর ফলে ক্লায়েন্ট আপনার আপওয়ার্ক কাভার লেটার এ বিশেষ মনোযোগ দিবে।

ক্লায়েন্টের চাহিদা বুঝা

প্রপোজালের শুরুতে আপনি ক্লায়েন্টের চাহিদা নিয়ে কিছু লিখতে পারেন। এর ফলে ক্লায়েন্ট বুঝতে পারবে আপনি তার প্রজেক্ট ডেসক্রিপশন ভাল করে পড়েছেন এবং সে কি চাচ্ছে সেটি আপনি বুঝতে পেরেছেন। যেমন:

I understand that you are looking for a [specific service, e.g., website design] that reflects your brand’s values and communicates effectively with your target audience. My goal is to create a design that is not only visually appealing but also functionally sound.

এছাড়া আপনি তার প্রজেক্টের কিছু সমস্যা চিহ্নিত করে সেটা নিয়ে কিছু বলতে পারেন। সেই সমস্যা আপনি কিভাবে আপনার দক্ষতা এবং অভিজ্ঞতা দিয়ে সমাধান করবেন সেটা উল্লেখ করতে পারেন। এর ফলে ক্লায়েন্ট বুঝবে আপনি তার প্রজেক্ট ডেসক্রিপশন ভাল করে পড়েছেন।

নিজের ব্যক্তিত্ব তুলে ধরুন

বেশিরভাগ ক্লায়েন্ট ফ্রিল্যান্সারদের ব্যক্তিত্বকে গুরুত্ব দিয়ে থাকে। তারা এমন কোন ফ্রিল্যান্সারের পেছনে অর্থ ব্যয় করতে চায় না যাদের ব্যক্তিত্বে পেশাদারিত্বের অভাব আছে।

তাই প্রপোজালে কাভার লেটার লেখার সময় ক্লায়েন্টের প্রতি সম্মান রেখে কথা বলতে হবে এবং নিজেকে পেশাদার হিসেবে উপস্থাপন করতে হবে। এমন শব্দ ব্যবহার করা যাবে না যা দেখতে অপেশাদার মনে হয়। যেমন আপনি যদি লিখেন “My name is Job Applicant Mohammad Asad Khan” I noticed your job on Upwork and I am submitting my application for your kind attention”.

উপরের লাইনগুলো কি আপনি কে এবং আপনার দক্ষতা যোগ্যতা এসব কিছু নির্দেশ করেছে? আপনি তাদের প্রজেক্ট পড়েছেন কিনা সেটা বুঝা যাচ্ছে? সবগুলো প্রশ্নের উত্তর নেতিবাচক আসবে। তাই এই ধরণের বাক্য ব্যবহার করবেন না। উপরে পরিচিতি অংশে যেভাবে আমি নির্দেশনা দিয়েছি সেভাবে লিখবেন। সেভাবে লিখলে ক্লায়েন্ট আপনাকে অবশ্যই পেশাদার মনে করবে এবং আপনাকে হায়ার করতে বিবেচনা করবে।

কাভার লেটার ভিডিও

প্রপোজাল জমা দেওয়ার পূর্বে আপনি আপনার ইন্ট্রো ভিডিওর সাথে একটা কাভার লেটার ভিডিও দিতে পারেন। এটি আপনাকে অনেক ফ্রিল্যান্সারের থেকে প্রতিযোগিতায় এগিয়ে রাখবে।

আপনি সময় নিয়ে ক্লায়েন্টের জন্য ভিডিও তৈরি করেছেন এই বিষয়টি ক্লায়েন্ট ইতিবাচকভাবে দেখবে। আপনাকে সরাসরি দেখার ফলে আপনার প্রতি তার বিশ্বাস অনেক বেড়ে যাবে।

৩ মিনিটের মধ্য তৈরি করা এই ভিডিওকে আপনি আপনার দক্ষতা যোগ্যতা এবং অতিত অভিজ্ঞতা তুলে ধরে সেটি কিভাবে ক্লায়েন্টের প্রজেক্ট এর সমস্যা সমাধানে কাজে লাগবে সেটি সুন্দর করে তুলে ধরুন।

আরও পড়ুন: আপওয়ার্ক (Upwork) এ কাজ পাওয়ার উপায় এবং বিড করার কৌশল

অতীতের অর্জনগুলো ফুটিয়ে তুলুন

ক্লায়েন্ট এমন ফ্রিল্যান্সারের উপর ভরসা রাখতে চায় যার অতীতে অনেক অর্জন আছে। অর্থাৎ অতীতে সম্পর্কিত প্রজেক্টে ফ্রিল্যান্সার কাজ করেচে এবং সফলভাবে সম্পন্ন করেছে সেটি তারা দেখতে চায়।

মনে করুন ক্লায়েন্ট একটি মোবাইল অ্যাপ তৈরি করতে চাচ্ছে। এখন আপনি যদি কাভারে লেটারে লিখেন “I created a responsive, conversion-optimized mobile app that helped to increase sales by 30%” তাহলে সেটা ক্লায়েন্টকে আপনার ব্যাপারে দ্বিতীয়বার ভাবতে বাধ্য করবে।

আরো কিছু প্রয়োজনীয় টিপস

• এমন কোন শব্দ ব্যবহার করবেন না যা আপনার দক্ষতা বা কাজের সক্ষমতাকে নির্দেশ করে না। যেমন “team player,” “loyal,” “dedicated,” or “motivated” ইত্যাদি শব্দ। এর পরিবর্তে এমন শব্দ ব্যবহার করুন যা আপনার সফলতাকে নির্দেশ করে। যেমন: “I am a dedicated team player.” না লিখে লিখুন I managed a team of 10 salespersons and together we achieved our sales target for the year by 20%”.
• ক্লায়েন্টকে আপনার পোর্টফোলিও দেখার আমন্ত্রণ জানানা । আর অবশ্যই আপনাকে আপনার ভাল কাজগুলো দিয়ে পোর্টফোলিও আপডেট রাখতে হবে।
• আপওয়ার্ক কাভার লেটার এ আপনার প্রোফাইলের কথাগুলোই রিপিট না করে ক্লায়েন্টের প্রজেক্টের চাহিদা অনুসারে দক্ষতা ও অভিজ্ঞতার কথা জানিয়ে ইউনিক কাভার লেটার লিখুন।
• ক্লায়েন্টের চাহিদা অনুসারে আপনি কেন তার প্রজেক্টের জন্য কালচারালি ফিট সেটা সুন্দর করে যুক্তিসহকারে উল্লেখ করুন।
• ইন্টারনেট থেকে অন্যকারও কাভার লেটার কপি করে কোন পরিবর্তন না করেই ক্লায়েন্টের নিকট জমা দিবেন না। অন্যদের স্টাইল অনুসরণ করে ক্লায়েন্টের প্রজেক্ট ডেসক্রিপশন অনুযায়ী পরিবর্তন করে সাবমিট করতে পারেন।
• কাভার জমা দেওয়ার আগে বার বার রিভিশন দিন। বানান এবং ব্যকরণগত ভুল থাকলে সেটি ঠিক করেই তারপর প্রপোজাল সাবমিট করুন। যেকোন ধরণের ভুল আপনাকে কাজ পাওয়ার প্রতিযোগিতা থেকে ছিটকে দিতে পারে ।
• আপনার যদি কোন অভিজ্ঞ মেন্টর থাকে তাহলে তার পরামর্শ নিতে পারেন।

পরিশেষে

আপওয়ার্ক এ কাজ পাওয়ার জন্য যেসব উপাদান প্রয়োজনীয় তার মধ্যে আপওয়ার্ক কাভার লেটার অন্যতম। কোন প্রপোজাল সাবমিট করার আগে একটি আকর্ষণীয় কাভার লেটার হাজারো আবেদনকারীর মাঝে আপনাকে এগিয়ে দিবে একথা নিশ্চিত করে বলা যায়। তাই আপনি যদি আমাদের গাইড অনুসরণ করে কাভার লেটার লিখতে পারেন তাহলে আপনি কাজ পাবেন বলে আমাদের বিশ্বাস।